От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте - Стив Макклетчи

Мы все знаем, как это бывает в бизнесе. Я видел, как компании высылают контракты на миллион долларов, оформленные в последнюю минуту, — с неверным именем клиента. Я был на собраниях, попросту съедавших время присутствующих, потому что всех пытались собрать в последнюю минуту. Я видел, как люди подавали в суд на компании из‑за ошибок в налоговых отчетах, сделанных в последний момент.

Когда вы ждете до последнего, обычно не показываете высокого результата, как если бы уделили работе достаточное количество времени. Это всего лишь значит, что надо выбрать заранее, какой уровень качества вы хотите, — и не давать дедлайну выбирать за вас.

3. Меньше контроля и комфорта: прокрастинация также делает дедлайн главным в вашей жизни. Несмотря на то что у вас есть выбор времени начала задания, как только вы достигаете дедлайна, этого выбора уже нет. В этот момент ценна каждая минута, чтобы закончить задание. У вас нет возможности уделить внимание чему-либо еще. Вы должны сосредоточиться на своем дедлайне, пока не закончили задание.

Делать все в последнюю минуту обычно дискомфортно. Мы причислили скорость к плюсам прокрастинации, потому что энергия и адреналин, появляющиеся в это время в ответ на страх перед последствиями, могут заставить спешить и работать быстрее. Но что если вы не можете повлиять на скорость? Задание может занять больше времени, чем вы предполагали изначально.

Скажем, вы заметили, что бак вашей машины опустеет через десять километров. От кого или от чего зависит, что вы сейчас сделаете? Не от вас; теперь главный — бензин. И вы вынуждены искать ближайшую заправку, вместо того чтобы ехать самым коротким маршрутом до места назначения. А если бы вы заправили машину вчера, когда горючего в запасе оставалось еще на 50 километров, могли бы выбрать любую удобную вам заправку по дороге домой.

То же самое происходит, когда вы пытаетесь решить срочные дела в час пик. Вы потратите в два раза больше времени на дорогу. Разве получится зарезервировать столик в ресторане на День святого Валентина? Забудьте! Скорее всего, вы обзвоните 20 ресторанов, прежде чем отчаетесь и возьмете что-нибудь навынос по дороге домой (это и будут последствия).

Или в последнюю минуту вы почти заканчиваете рабочий проект и вдруг обнаруживаете, что крайне необходима информация от человека, который сейчас как раз в отпуске. Если так случалось, наверняка помните, как вам было стыдно. Теперь уже никак не скрыть, что вы откладывали работу до последнего и совершенно не уважаете проект, если не удосужились уделить ему достаточно времени, внимания и ума.

Если ждете до последней минуты, то лишаете себя возможности выбрать наиболее удобный и быстрый отрезок времени, которое может занимать задание. Вы отказываете себе в контроле над ситуацией и, по сути, полностью полагаетесь на удачу и стечение обстоятельств. А непостоянство может серьезно повлиять как на бизнес, так и на вашу личную жизнь.

Итоговое мнение о прокрастинации

Теперь, когда мы взвесили все плюсы и минусы прокрастинации, пришло время для заключительного мнения: когда качество не имеет значения, прокрастинация — это нормально. Качество многих решений проблем, таких как проверка голосовой почты, раскладывание документов, закупка продуктов, стирка, вынос мусора, никак не пострадает от того, что вы сделаете это в последнюю минуту. Им не требуются обдумывание, анализ, исследования, обратная связь, мозговой штурм, дедукция или глубокое погружение в работу. Так что пользуйтесь на здоровье этим взрывом энергии и сосредоточения от прокрастинации, чтобы покончить со всеми решениями проблем и заданиями срочности С! Никто не судит, насколько правильно вы выбросили мусор; имеет значение, что вы это сделали. И до тех пор, пока счета оплачены вовремя, вы в безопасности. Не дайте страху успеть завести вас и подтолкнуть к выполнению всех этих бессмысленных обязанностей, на которые вы никак не найдете сил.

Проблема с хронической прокрастинацией — это когда вы начинаете поступать таким образом со всем. От заданий А до С. Просто прокрастинация не работает, если ведется отчет или дело важное. Вы в конце концов будете сожалеть, что не начали вовремя, если придется подписаться под работой, не дотягивающей до собственных стандартов. Вы не можете использовать страх как мотиватор, когда имеет значение качество. Страх — эффективный мотиватор, но, если последствия уже не угрожают, мотивацию найти намного сложнее. И стресс, вызванный страхом, выльется в переутомление и вытянет больше энергии, чем сгенерирует. Вспомните, что вы чувствовали, когда целый день бегали туда-сюда и накручивали себя, что не успеете? Вы вряд ли захотите чего-то большего, чем сидеть и смотреть телевизор или просто выпить таблетку от головной боли и отправиться спать. Как это повлияет на повседневную жизнь? С вами не очень приятно находиться рядом после такого денька — и вы на пути к серьезному выгоранию.

Если страх — это выбранный вами источник энергии, тогда придется беспрестанно откладывать все до последней минуты, пугая себя снова и снова. Так люди попадают в цикл прокрастинации, спешки и стресса, продолжающийся, кажется, бесконечно и становящийся образом жизни. Они забывают, как мотивировать себя другими способами.

Когда мы действуем реактивным способом, с расцветом активности прямо перед дедлайном, стресс и срочность высоки, качество среднее или низкое, и контролем становится дедлайн (рис. 4.3).

Реактивная модель

Рис. 4.3

Но когда мы беремся за дело активно, стресс и срочность низкие, качество может быть настолько высоким, насколько позволяют ваши способности, и ситуацию контролируете вы (рис. 4.4).

Активная модель

Рис. 4.4

Когда качество имеет значение, следует рассмотреть другой источник энергии для работы: не страх, а что-то более надежное, как, например, достижение успеха. Успех всегда продолжает мотивировать и вдохновлять. Люди, страдающие хронической прокрастинацией, живущие дедлайнами, отказываются от достижения успеха — вещей, которые они действительно хотят в жизни, — потому что задания, нужные для достижения успеха, не назначают дедлайнов и не имеют последствий невыполнения. Такие люди постоянно думают я должен, я должен, я должен и никогда не добираются до я хочу.

Ожидание страха как мотивации — это реактивная модель поведения, а не активная. Вместо того чтобы жить с девизом «Я сделаю что смогу в последний момент», почему бы не задуматься о подходе «Я сделаю наилучшую работу, когда наилучшая работа понадобится», — а все эти последние минуты оставить для тех вещей, которые не так важны? Сделайте важную работу в первую очередь и используйте полученную от чувства выполненного долга энергию, чтобы покончить со всеми С-делами.